Dlaczego jedna firmowa teczka może mieć kilka różnych terminów przechowywania

W firmowej teczce często lądują obok siebie faktury, umowy i akta osobowe. Na pierwszy rzut oka tworzą spójny zbiór dokumentów dotyczący jednego projektu lub pracownika. W rzeczywistości każdy z tych dokumentów może podlegać zupełnie innym zasadom archiwizacji. Ostateczny termin przechowywania zależy bowiem od rodzaju dokumentu, a nie od nazwy segregatora czy miejsca jego złożenia.

Od czego zależy i jak liczyć termin przechowywania dokumentów?

Kluczową zasadą jest rozróżnianie dokumentów ze względu na ich charakter prawny i podatkowy. Zrozumienie tych wytycznych jest fundamentalne, ponieważ właściwy okres archiwizacji dokumentów to obowiązek każdej firmy, regulowany m.in. przez Ustawę o rachunkowości i Kodeks pracy. Różne okresy wynikają z odmiennych celów, jakim służy dokumentacja – od zabezpieczenia dowodów na potrzeby kontroli skarbowej, przez ustalanie uprawnień emerytalnych, po obronę przed roszczeniami cywilnoprawnymi. Terminu nie liczy się od daty utworzenia dokumentu, ale od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło określone zdarzenie, takie jak zapłata podatku czy ustanie stosunku pracy.

Najczęstsze kategorie dokumentów i ich terminy przechowywania to:

• Dokumentacja księgowa – faktury, rachunki, księgi podatkowe należy przechowywać przez 5 lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z danym dokumentem.
• Dokumentacja kadrowa – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres ten wynosi 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. W przypadku osób zatrudnionych wcześniej obowiązuje termin 50-letni.
• Umowy z kontrahentami – ich retencja jest bardziej złożona. Zazwyczaj przechowuje się je przez 5 lat, ale w sprawach handlowych termin może wydłużyć się do 10 lat, co zależy od okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń.

Nawet po zamknięciu działalności gospodarczej obowiązek przechowywania dokumentacji nie wygasa. Terminy biegną dalej, aż do momentu przedawnienia wszystkich zobowiązań, co dotyczy zarówno dokumentów księgowych, jak i kadrowych po ostatnim zatrudnieniu.

Archiwizacja w praktyce: dokumentacja cyfrowa i wewnętrzne procedury

Przejście na dokumentację elektroniczną nie upraszcza zasad retencji, a wręcz przeciwnie – wymaga większej dyscypliny w jej opisywaniu. E-faktury, mimo że w systemie KSeF są dostępne przez 10 lat, podlegają tym samym przepisom co ich papierowe odpowiedniki. Oznacza to obowiązek ich przechowywania przez 5 lat od końca roku podatkowego. Podobnie jest z elektronicznymi aktami osobowymi (e-teczkami), które dla nowszych zatrudnień muszą być archiwizowane przez 10 lat.

Kluczem do zarządzania cyfrowymi zbiorami jest precyzyjne tagowanie i klasyfikacja każdego pliku już w momencie jego tworzenia. Bez tego łatwo o pomyłkę w terminach, co może prowadzić do przedwczesnego usunięcia danych kluczowych dla audytu lub sporu prawnego albo do ich przechowywania w nieskończoność, co narusza zasady RODO i generuje niepotrzebne koszty. Aby uniknąć chaosu, niezbędne jest wdrożenie wewnętrznej polityki archiwizacji. Taki dokument powinien jasno określać, kto jest odpowiedzialny za zamknięcie sprawy, oznaczenie terminu retencji i przekazanie dokumentu do zniszczenia po jego upływie. Uporządkowane procedury wspierają także firmy zewnętrzne, takie jak Archivio, które oferują kompleksowe usługi archiwizacyjne, w tym systemy eArchiwum z funkcją automatycznego tagowania terminów.

Poprawne liczenie terminów przechowywania dokumentów zaczyna się więc nie od włożenia ich do segregatora, ale od właściwej klasyfikacji w momencie ich powstawania. Firmy, które od początku sortują dokumentację według jej rodzaju i precyzyjnie określają punkt startowy dla liczenia retencji, unikają zarówno ryzyka kar za przedwczesne niszczenie akt, jak i problemu nadmiernego gromadzenia niepotrzebnych danych.